Сегодня все больше компаний делают выбор в пользу электронного обмена документами. Это логично, ведь в условиях пандемии организациям пришлось перейти на удаленный формат работы, обмениваться бумажными документами стало затруднительно.
Правительство России активно поддерживает инициативу работы с ЭДО. К 2024 году большинство документов будут существовать только в электронном виде — это позволит значительно упростить и ускорить процессы взаимодействия между компаниями и повысит эффективность документооборота.
АБИПА не стала исключением — мы начали работу по электронному обмену бухгалтерскими документами с партнерами еще в 2020 году.
На первый взгляд, процедура кажется непонятной и ненадежной, поэтому компании часто отказываются от такого способа в пользу бумажного.
В действительности процесс обмена довольно прост и не требует специальных навыков:
- Отправитель создает документ и заверяет его своей квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая защищает документ от изменений и наделяет его той же юридической силой, что и бумажный аналог.
- Документ по защищенным каналам связи одного из операторов ЭДО передается получателю.
- Получатель, в свою очередь, заверяет документ собственной КЭП, после чего отправителю уходит уведомление о том, что он подписан.
Три шага для перехода на ЭДО:
- Подаем заявку на получение КЭП. Оплачиваем услугу и получаем флеш-накопитель, на котором будет храниться цифровая подпись. Список аккредитованных на оформление ЭП организаций можно найти на сайте Министерства связи РФ. Если электронная подпись у вас уже есть, ее нужно просто зарегистрировать в системе.
2. Выбираем авторизованную компанию-оператора ЭДО, список представлен на сайте ФНС, заключаем с ней договор, регистрируемся в сервисе.
3. Сообщаем своим контрагентам о подключении к ЭДО. Приглашение к электронному обмену документами можно отправить через систему.
Какие затраты ожидают компанию при переходе на ЭДО?
- Оформление электронной подписи обойдется в 3000-4000 рублей. Часто у организации уже есть ЭП, ее оформляют для сдачи отчетности. Она также подойдет и для ЭДО.
- Отправка одного исходящего документа в среднем стоит 10 рублей. При этом все входящие документы оператор обрабатывает и хранит бесплатно.
В чем же плюсы перехода на ЭДО?
- Сокращение трудозатрат. На подготовку и отправку документов в бумажном формате уходит много времени, обычно этим специально занимается один из сотрудников компании. При работе с ЭДО освобождается время для решения других задач.
- Удобство хранения и поиска. Любой документ можно найти в системе за несколько минут.
- Высокая скорость передачи документов.
- Уменьшение расходов на бумагу и услуги курьера.
Есть и недостатки:
- Риск потери информации при сбоях в работе программы или неполадках в работе системы оператора.
- Если у компании есть контрагенты, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что усложняет рабочие процессы.
Несмотря на это, невозможно игнорировать происходящие изменения, ведь они позволяют значительно упростить работу, а сэкономленное время и деньги можно потратить на более важные задачи.
АБИПА приглашает своих партнеров присоединиться к ЭДО.
Мы сотрудничаем с оператором АО «Калуга Астрал»
ООО «АБИПА»
Идентификатор абонента: 2AE16470BBC-85B0-46CB-8BA2-9950A40736B1.
ООО «АБИПА КАСТОМС»
Идентификатор абонента: 2AE897D286B-D8E9-4466-9193-830B9E65748.
